Il y a deux ans, un repreneur m’a appelé trois semaines après la signature. Le serveur de la société rachetée tournait sous un compte au nom de l’ancien gérant, parti vivre au Portugal, sans aucun mot de passe transmis. Une reprise d’entreprise se prépare aussi côté informatique, et bien avant le rendez-vous chez le notaire.
Pourquoi un audit informatique avant de reprendre une entreprise ?
Un bilan comptable raconte le passé. L’informatique, elle, raconte ce que vous allez payer demain. Pourtant, dans la plupart des dossiers de cession, elle tient en une ligne d’inventaire, quelque part entre le mobilier et le véhicule de service. Un audit informatique mené avant la signature transforme cette ligne floue en constats précis et chiffrés, que vous pouvez poser sur la table de négociation.
Rien de tout ça ne se voit pendant la visite des locaux. Les écrans sont allumés, l’imprimante crache ses factures dans un ronronnement familier, tout a l’air de tourner. Et c’est justement ce calme apparent qui coûte cher, le jour où la réalité remonte à la surface six mois après la reprise.
Ce que cache l’informatique d’une entreprise à reprendre.
Chaque dossier est différent, bien sûr. Mais d’une cession à l’autre, on retrouve les mêmes angles morts, presque toujours liés au même scénario. Le dirigeant sortant gérait l’informatique lui-même, le soir après la fermeture, avec ses propres habitudes, ses propres outils et, disons-le, ses propres mots de passe griffonnés au dos d’un agenda.
Un parc qui a vieilli sans bruit.
Les postes achetés en 2017 fonctionnent encore, alors personne n’a pensé à les remplacer. Sauf qu’un ordinateur de sept ans tourne souvent sous un système bientôt privé de correctifs, avec un disque mécanique qui gratte au démarrage. On détaille les coûts cachés d’un parc vieillissant dans un autre article, et ces coûts s’ajoutent directement au prix que vous payez.
Des contrats et des licences au nom du cédant.
Abonnement internet signé au nom personnel du gérant, licences Microsoft rattachées à son adresse privée, nom de domaine déposé par un neveu serviable en 2011… franchement, on voit de tout. Au changement de propriétaire, certains contrats tombent d’eux-mêmes, d’autres restent bloqués, et il faut parfois plusieurs semaines de relances pour récupérer la main.
Une sécurité qui repose sur de bonnes habitudes.
Pas d’antivirus supervisé, une sauvegarde sur un disque USB posé à côté du serveur, le même mot de passe pour toute l’équipe. Tant que l’entreprise tournait avec cinq personnes qui se connaissaient bien, ça tenait. Mais le jour où vous reprenez, vous héritez aussi du risque, et un rançongiciel ne fait aucune différence entre l’ancien et le nouveau dirigeant.
Un détail revient dans presque tous nos relevés, d’ailleurs. Le cédant est sincère quand il affirme que tout fonctionne. Il ne ment pas, il ne sait simplement pas ce qu’il ne voit pas, parce qu’aucun incident sérieux n’est encore arrivé. Et c’est bien là que le regard extérieur fait toute la différence.
Les points à vérifier avant la lettre d’intention.
Bon. Passons à la pratique. Avant même de signer la lettre d’intention, vous pouvez demander au cédant quelques documents simples. Leur absence en dit déjà long, et leur contenu oriente ensuite l’examen vers les zones qui méritent vraiment qu’on y passe du temps, plutôt que de tout passer au peigne fin sans méthode.
L’inventaire du matériel et des logiciels.
Premier réflexe, réclamer la liste des équipements avec leur date d’achat, puis celle des logiciels avec leurs licences. Si elle n’existe pas, et c’est fréquent, il faudra la produire. Notre méthode pour réaliser un inventaire complet du parc donne une base solide, même si l’audit ira plus loin sur l’état réel de chaque machine.
Les données, les sauvegardes et la conformité.
Où sont stockés les fichiers clients ? Qui y a accès ? Existe-t-il une copie hors site, et quelqu’un a-t-il déjà tenté une restauration complète ? Ces questions, posées calmement, révèlent l’état réel de la protection des données. Côté RGPD, vérifiez aussi l’existence d’un registre des traitements, car une sanction de la CNIL suit l’entreprise, pas son ancien patron.
Les accès, les contrats et les abonnements.
Listez tout ce qui se paie chaque mois, sans exception. Box internet, lignes mobiles, standard téléphonique, logiciels en ligne, hébergement du site, nom de domaine. Pour chaque ligne, notez le titulaire, l’échéance et les frais de résiliation, parce qu’un engagement de trente-six mois signé la veille de la cession, ça arrive plus souvent qu’on ne le croit.
Chiffrer les risques pour négocier la reprise d’entreprise.
Un constat sans chiffre ne pèse rien face au cédant. Dire que le serveur est vieux, c’est une opinion. Annoncer qu’il faudra environ 9 000€ pour le remplacer et migrer les données avant la fin de l’année, c’est un argument, et cet argument descend directement dans le prix ou dans les garanties que vous demandez.
Transformer chaque constat en montant.
Pour chaque point relevé, l’audit estime deux choses, le coût de la remise à niveau et le délai avant que le problème ne devienne urgent. Disons que c’est la différence entre une dépense prévue et une facture subie. Le rapport classe ensuite les constats par gravité, et votre expert-comptable intègre ces montants dans la valorisation sans avoir à les deviner.
Ces fourchettes restent indicatives, évidemment, elles bougent avec le nombre de postes et l’état du câblage. Mais elles donnent un ordre d’idée que tout repreneur devrait avoir en tête. Sur une PME de quinze salariés, on dépasse assez vite les 20 000€ de remise à niveau, ce qui n’a rien d’anecdotique dans un plan de financement.
La garantie d’actif et de passif, côté informatique.
La garantie d’actif et de passif protège le repreneur contre les mauvaises surprises antérieures à la cession. Mais elle couvre rarement l’informatique de façon explicite. Demandez à votre avocat d’y intégrer les licences non conformes, les failles déjà présentes et les engagements contractuels non déclarés. Sans ce paragraphe, un contrôle d’éditeur pour défaut de licence tombera entièrement sur vous.
Le jour d’après, reprendre la main sur l’informatique.
La signature ne règle rien côté technique. Les premières semaines décident de la suite, et l’erreur classique consiste à laisser tourner l’existant en se disant qu’on verra plus tard. Plus tard, c’est souvent le jour où le cédant, enfin en vacances, ne décroche plus son téléphone et où une licence expire sans prévenir personne.
Récupérer les accès avant le départ du cédant.
Mots de passe administrateur, accès au nom de domaine, comptes chez l’opérateur, clés de licence, tout doit changer de mains avant que l’ancien dirigeant ne tourne la page. La situation ressemble beaucoup au départ d’un informaticien interne, avec la même règle d’or, rien ne s’improvise pendant la dernière semaine de présence.
Organiser la suite avec un prestataire.
Une fois les accès sécurisés, reste à savoir qui s’occupe de l’informatique au quotidien. Le cédant le faisait lui-même, le soir. Vous n’avez sans doute ni le temps ni l’envie de reprendre ce rôle. Confier le parc à une infogérance pour PME donne un interlocuteur unique, des mises à jour suivies et un budget mensuel prévisible dès le premier mois.
Le calendrier d’un audit informatique de reprise.
On nous demande souvent combien de temps il faut prévoir. Tout dépend de la taille de l’entreprise, évidemment. Pour une PME de dix à cinquante postes, le calendrier ci-dessous reste réaliste, à condition que le cédant ouvre ses portes sans traîner des pieds et que les documents arrivent dans la semaine.
Comptez donc environ trois semaines entre la première demande et la restitution. Chez Newlink, on cale ce calendrier sur celui de votre avocat et de votre expert-comptable, pour que le rapport arrive avant la rédaction des garanties, et pas deux jours après, quand tout est déjà figé. Bref, vous gardez le temps de négocier sereinement.
Questions fréquentes.
Qui paie l’audit informatique lors d’une reprise ?
Le plus souvent, c’est le repreneur, puisque l’audit éclaire sa décision et sa négociation. Certains cédants le financent eux-mêmes pour rassurer les acheteurs et accélérer la vente. Les deux approches se défendent, l’essentiel étant que le rapport soit remis avant la signature de l’acte de cession.
Le cédant peut-il refuser l’accès à son système ?
Il le peut, mais c’est un signal à prendre au sérieux. Un accord de confidentialité signé en amont rassure généralement le cédant. L’examen se déroule alors sans copier aucune donnée sensible, en observant seulement la configuration, les contrats et les procédures en place.
Un audit informatique peut-il faire baisser le prix de rachat ?
Oui, quand il révèle des dépenses inévitables que le prix ne reflétait pas. Le repreneur peut alors demander une baisse, un séquestre ou une clause spécifique dans la garantie d’actif et de passif. Et parfois, l’audit rassure au contraire et conforte le prix annoncé.
Faut-il aussi auditer la téléphonie et internet ?
Oui, car ces contrats pèsent lourd et changent rarement de titulaire sans démarche. Un engagement opérateur récent, une ligne cuivre promise à la fermeture ou un standard vieillissant représentent des coûts bien réels. Un audit sérieux les intègre au même titre que les ordinateurs et les serveurs.
